Nazwa system DMS jest skrótem od angielskiego wyrażenia Document Management System, czyli, innymi słowy, system zarządzania dokumentami. Ogólnie rzecz biorąc, jest to zestaw wszelkiego rodzaju aplikacji informatycznych służących do aranżowania procesów organizacji dokumentów i zarządzania nimi. Funkcji, jakie umożliwiają nowoczesne systemy zarządcze, jest mnóstwo. Przede wszystkim, ułatwiają one operacje podstawowe na dokumentach, czyli na przykład edycję lub usunięcie pliku. Ponadto, wspomniane systemy ułatwiają klasyfikację poszczególnych dokumentów poprzez opisanie ich za pomocą tak zwanych tagów, które umożliwiają trafne przypisanie konkretnego dokumentu do odpowiedniej kategorii. Rzeczone systemy usprawniają również obieg dokumentów w organizacji, czyli tak zwany workflow. Proces ten polega na tym, że poszczególnym użytkownikom powierza się odmienne zadania związane z dokumentem, takie jak na przykład prace projektowe, edytowanie dokumentu, recenzje, które są wykonywane w ściśle określonej kolejności.
